Usage de Trello dans un projet de développement Agile

Ce document est inspiré des pratiques de UserVoice, décrites dans How We Use Trello & Google Docs to Make UserVoice Better Every Day, et affinées par moi-même au fur et à mesure des projets.

Objectifs de l'usage de Trello

Définir, prioriser et suivre l'avancement des taches du sprint en cours
Noter les décisions et conclusions liées à chaque tache, afin de pouvoir les retrouver plus tard (historique au besoin)
Partager avec l'équipe la charge estimée et réelle de chaque tache (time-tracking), utile pour la facturation

"Inbox" est la destination de tout bug, idée ou future tache à réaliser, avant d'être priorisée par le client.
"Priorisé" contient les taches à réaliser pendant le sprint en cours, dans l'ordre d'urgence décroissante.
"En cours" contient les taches en cours de réalisation, chacune attribuée à un membre de l'équipe.
"Terminé" contient les taches dont la réalisation est terminée, et à valider par le client.
"Validé" contient les taches que le client a validées.

Chaque sprint devrait durer une semaine ou deux.
Un sprint commence par une réunion permettant de lister et prioriser les taches à effectuer. (déplacement de cartes depuis la colonne "Inbox" à la colonne "priorisée")
Un sprint se termine par une réunion permettant de résumer ce qui a été réalisé, les taches qui ont pris plus de temps que prévu, les taches non prévues (ajoutées pendant le sprint), puis d'archiver les cartes validées. Les cartes non terminées sont remises dans la colonne "inbox" afin d'être priorisées lors de la réunion de démarrage du sprint suivant.

Sauf accord commun, toute nouvelle carte doit être ajoutée dans la colonne Inbox.
L'ordre des cartes dans la colonne "priorisée" doit être validé par le client.
Avant d'être priorisée, chaque carte doit contenir dans son titre une estimation de sa durée de réalisation en heures.
Avant d'être estimée, chaque carte doit contenir une spécification la plus précise possible de la "story" associée ("qu'est-ce que la réalisation cette tache va permettre de faire? et à qui?") + le/les wireframes associées.
A chaque fin de tache, le développeur doit piocher une carte en haut de la colonne "priorisée", se l'attribuer, puis la déplacer dans la colonne "en cours".
A chaque fin de tache, le développeur doit saisir la durée effective qu'il a passé à réaliser la carte, puis la déplacer dans la colonne "terminé".
Si jamais une carte met plus de temps que prévu à être réalisée, expliquer les raisons en laissant un commentaire dans la carte, et vérifier avec le project leader s'il faut continuer à travailler dessus, ou prévoir une autre carte à prioriser (pour ce sprint ou un prochain) et passer sur une autre carte.

Bleu = "référence": indique qu'une carte n'est pas une tache, mais un document de référence qui doit rester visible dans le board.
Orange = "en attente": indique qu'une carte est bloquée par l'attente d'une décision. Les personnes concernées doivent être mentionnées dans un commentaire expliquant quelle décision doit être prise, ainsi qu'une explication des différentes options proposées.
Rouge = "urgent": indique que cette carte nécéssite un traitement urgent. => Même règles que pour la orange.

Trello permet de régler finement la manière dont vous souhaitez être notifié. Ainsi, vous pouvez décider de "suivre" (follow) différentes colonnes et cartes spécifiquement.
Recommandation pour toute l'équipe: faire en sorte d'être notifié immédiatement lorsque vous êtes mentionné. (par email ou push)
Recommandation pour le client et project leader: Suivre les colonnes "terminé" (afin de penser à valider les cartes) et "inbox" (pour être au courant des cartes ajoutées par l'équipe pendant le sprint).
Recommandation pour les développeurs: Suivre seulement les taches desquelles vous dépendez. Exemple: si vous attendez une maquette du designer pour pouvoir l'intégrer, suivez la carte correspondante afin de savoir quand elle est prête. Ou arrangez vous pour que le designer en charge pense bien à vous mentionner quand il a terminé sa maquette.

Le titre de la carte doit être suffisamment concis pour ne pas prendre plus de 3 lignes, et suffisamment clair pour que le client sache exactement quel en est l'objectif.
Préfixer le titre de chaque carte par "FONCTIONALITE:", "REFACTORING:" ou "BUG:".
Si la durée de réalisation d'une carte est estimée à plus de 36h, essayer de la découper en plusieurs cartes.
Lors qu'un équipier s'attribue une carte, il est courtois et pratique d'ajouter une date de livraison prévue (due date) à cette carte, en fonction de sa durée estimée, de la date du jour, et en fonction du temps qu'il pense pouvoir y accorder dans les jours à venir.

Installer l'extention Scrum for Trello qui permet d'afficher les durées estimées et réelles de chaque carte sous forme graphique, ainsi que la somme de ces durées en haut de chaque colonne.
Installer l'extention Toggl qui permet de mesurer le temps passé sur chaque tache, en deux clics depuis le board Trello.