Mekanisme Pencairan dan Pertanggungjawaban Biaya

uudp.md

Pendahuluan

Bawaan Odoo udah ada modul Expense, dimana employee bisa mengajukan dana ke perusahaan untuk kegiatan-kegiatan rutin diluar penjualan dan pembelian. Misalnya acara makan siang dengan calon customer, biaya perjalanan dinas, dan sebagainya. Tapi masalahnya, sebenarnya ini adalah proses reimbursement, dimana employee harus menalangi dulu biaya tersebut, baru kemudian perusahaan mengganti total biaya tersebut, tentunya dengan mencantumkan bukti-bukti kuitansi semua biaya yang terpakai.

Bagaimana kalau kasusnya adalah cash advance? dimana employee mengajukan biaya di depan untuk kegiatan yang akan dilakukan. Lalu setelah kegiatan selesai dan employee kembali ke kantor, barulah biaya tadi dipertanggungjawabkan kelebihan dan kekurangannya, dengan tetap mencantumkan bukti-bukti kuitansi kegiatan.

Untuk itu kira perlu modul khusus, namanya kita kasih modul UUDP (uang untuk dipertanggungjawabkan).

Modul UUDP

Alur penggunaan modul UUDP:

• Employee mengajukan pencairan UUDP, approval manager, approval keuangan
• Pencairan dana advance yang sudah approval keuangan
• Pertanggungjawaban dana, berikut upload semua bukti-bukti pembelian
• Pertanggungjawaban berupa link ke PO, dimana pencairan dana digunakan untuk melakukan pembelian barang/jasa ke vendor
• Modul ini bisa juga digunakan tanpa pengajuan, yaitu employee menalangi dulu, lalu melakukan pengajuan reimburse.

Jurnal Entry Pencairan dan Pertanggunjawaban

Ketika pencairan disetujui dan dilakukan:

• Db Uang Muka
• Cr Bank

Ketika dicatatkan pertanggunjawaban:

• Db Biaya (sesuai rencana pada pengajuan)
• Cr Uang Muka

Jika ada sisa uang muka:

• Db Biaya (sesuai rencana pada pengajuan)
• Db Bank
• Cr Uang Muka

Jika ada kekurangan uang muka:

• Db Biaya (sesuai rencana pada pengajuan)
• Cr Uang Muka
• Cr Bank

Jurnal Entry Reimburse

Terjadi ketika dicatatkan persetujuan pembayaran reimburse:

• Db Biaya (sesuai rencana pada pengajuan)
• Cr Bank

Jurnal Entry Pertanggunjawaban berupa PO

Jika pertanggungjawaban berupa PO, maka akan terbentuk jurnal advanced payment terhadap vendor, sehingga ketika muncul vendor bill, maka tinggal di-reconcile dengan advance payment tersebut.

Ketika pencairan disetujui dan dilakukan:

• Db Uang Muka
• Cr Bank

Ketika dicatatkan PO, validasi UUDP akan terbentuk jurnal advanced payment secara otomatis:

• Db Hutang
• Cr Uang Muka

Ketika validate vendor bill:

• Db Stock, Expense, atau Stock Interim
• Cr Hutang

Ketika reconcile vendor bill dengan advanced payment: terjadi reconcile antara hutang credit dan hutang debit seperti odoo apa adanya.