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@fabianhenzler

fabianhenzler/ANFORDERUNGSDOKUMENT_FAKTURA_CLOUD_V1.md

Last active March 19, 2026 08:21
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Office Freund Faktura Cloud V1.0 — Anforderungsdokument (16 Module + 6 AI Agents)
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ANFORDERUNGSDOKUMENT_FAKTURA_CLOUD_V1.md
@fabianhenzler
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fabianhenzler commented Mar 16, 2026

@aspatz Arnold — hier ist das vollständige Anforderungsdokument für die Office Freund Faktura Cloud V1.0.

16 Module + 6 AI Agents — basierend auf deinem Strategiepapier 'Agentic AI'.

Highlights:

  • Deine Agent-Vision ist komplett integriert (KI-Belegassistent als Agent #1!)
  • DATEV Unternehmen Online: Volle API-Integration, nicht nur CSV-Export
  • Bankanbindung via BanksAPI (Vertrag bereits aktiv)
  • Desktop-Migration via Magic API
  • E-Rechnung ist Table Stakes, AI Agents sind der echte Differenzierungsfaktor
  • Generische Agent-Plattform: Perspektivisch für jedes ERP, nicht nur für uns

Bitte durchlesen und kommentieren. Besonders wichtig:

  1. Agent-Architektur (Modul 13) — passt das zu deiner Vision?
  2. DATEV-Tiefe — reicht das für die Steuerberater?
  3. Prioritäten — was fehlt, was ist zu viel?

— Fabian

@ajSpatz
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ajSpatz commented Mar 17, 2026

  1. Vision & Produktziel
  • Abgrenzung zum Kundenportal verstehe ich nicht. Sind doch zwei verschieden Dinge.

  1. Zielgruppe & Personas
    Persona 1: Ist meist schon moderner aufgestellt

  2. Produkt-Phasen im Überblick
    V1.0 Desktop. Migration sollte nicht nur über Magic-Link funktionieren, da dann Kunden, die nicht die neueste Office Freund Version haben keine Möglickeit haben die Daten in die Cloud zu bekommen.
    Wir haben schon ein extra Tool, das Daten von allen WinOffice pro und Office Freund Versionen in eine JSON Datei für die Übertragung schreiben kann.
    Wir könnten für die neueste Version einen Magic-Link direkt aus Office Feund anbieten und für ältere Versionen den "Magic"Upload über das Export-Tool.

  3. Phase 1 — Klassische Faktura + AI-Kern (V1.0)
    V1.0
    Abschlagssrechnung und Schlussrechnung braucht nicht nur der Bau, sondern auch Handwerk, Agenturen... alle die größere Rechnungen mit einem ausgedehnten Leistungszeitraum stellen wollen.

Offenes - Laden - Kassenbuch sollte nicht zu spät kommen, da dieses sehr viel von unseren Kunden verwendet wurde.

V1.0
Was später kommen kann ist ein elektronischen Kassensystem (wenn überhaupt).
Dafür benötigen wir eine Zertifizierung.

Direktüberweisungen von Eingangsrechnungen per BanksAPI Integration.
Mengenbasierte Abrechnung möglich.
AI - Agent Zahlungsmanagement: wann ist der optimale Zahlungszeitpunkt...!

V1.1 Etiketten Druck ist unwichtig.

  1. Modul 1: Firmenverwaltung (Multi-Mandant)
    F1.9 + Rechnungsnummernkreise Datumskodiert forlaufend
    F1.9 + Rechnungsnummernkreise Datumskodiert pro Monat

10.1 Gemeinsame Belegstruktur

  • Abzüge/Zuschläge

10.2
Zeilenbezogener Rabatt + Aufschlag (betrasgsmäßig und prozentual)

10.3
Gutschrift und Korrekturrechnung sind zwei getrennte Belegtypen

10.5
Lieferschein muss auch aus Rechnug erstellt werden können

10.6 - 10.7
Gutschrift
https://www.lexware.de/wissen/faktura-warenwirtschaft/so-gehen-sie-mit-gutschriften-korrekt-um/

Korrekturrechnung
https://help.lexware.de/de-form/articles/548291-rechnungskorrektur-erstellen-rechnung-gutschreiben

  1. Modul 13: AI Agent Platform

  2. Priorisierung & MVP-Scope
    DATEV Unternehmen Online API-Zugang haben wir bereits, daher können wir auch dort sofort loslegen.

DATEV-Tiefe
Wir starten damit, ob das jeden Fall in Verbindung mit einem Steuerberater abdeckt kann ich nicht sagen (wird es wohl nicht, macht aber nichts Lean-Startup)

Arnolds Agentic AI Vision — Integration

ARCHITEKTUR-STRATEGIEPAPIER
OfficeFreund – Agentic AI Layer & ERP-unabhängige Plattform

===
Wesentlicher Zusatz ist das Canonical Business Model auf dem unsere Agenten unabhängig von der angebunden Source arbeiten können.

Wenn wir das so machen, dann sollte das von Anfang gemacht werden.

  1. ZIELBILD

OfficeFreund entwickelt sich von einer Cloud-Faktura-Lösung zu einer
AI-Operations-Plattform für Serviceunternehmen.

Langfristige Vision:
Ein ERP-unabhängiger Agentic Layer, der Unternehmensdaten analysiert
und als digitaler COO / Accounting Assistant fungiert.

Kernprinzip:
Agenten arbeiten nicht direkt auf ERP-Systemen, sondern auf einem
eigenen, standardisierten Business-Datenmodell.

  1. ARCHITEKTUR-ÜBERSICHT

Schicht 1: Datenquellen

  • OfficeFreund Cloud
  • Externe ERP-Systeme (z.B. Lexoffice, Odoo, etc.)
  • CRM, Bank, weitere Systeme

Schicht 2: Integrations-Layer

  • Adapter pro System
  • Mapping von Fremdmodellen auf ein zentrales Modell

Schicht 3: Canonical Business Model (Kern!)

  • Einheitliche Definition von:
    Customer, Invoice, Payment, Project, TimeEntry, Cashflow etc.
  • Single Source of Truth für Agenten

Schicht 4: API & Event Layer

  • REST oder GraphQL API
  • Webhooks / Event Bus
  • Ereignisse wie:
    invoice.created
    payment.received
    invoice.overdue

Schicht 5: Agent Layer

  • Accounting Agent
  • COO Agent
  • Inventory Agent
  • Sales Agent

Schicht 6: MCP Server (Agent Gateway)

  • Tools
  • Resources
  • Prompts
  1. TECHNOLOGIE-EMPFEHLUNG

Pflichtbestandteile:

  1. Canonical Domain Model
  2. API-first Architektur (REST oder GraphQL)
  3. Event System (Webhooks oder Event Bus)
  4. MCP Server als zusätzliche Agenten-Schnittstelle

Warum nicht nur MCP?

  • MCP standardisiert Zugriff, aber nicht Datenlogik
  • ERP-Agnostik entsteht im Datenmodell, nicht im Protokoll
  1. VOR- UND NACHTEILE DER ANSÄTZE

OPTION A: Nur API
Vorteile:

  • Stabil
  • Gut für klassische Software
    Nachteile:
  • Nicht AI-nativ
  • Keine standardisierte Agentenschnittstelle

OPTION B: Nur MCP
Vorteile:

  • AI-native Architektur
  • Schnell für Agenten
    Nachteile:
  • Schwach für Business-Logik
  • Kein Ersatz für ERP-API

OPTION C: API + MCP (Empfohlen)
Vorteile:

  • Stabil + zukunftssicher
  • ERP-unabhängig
  • AI-ready
    Nachteile:
  • Höherer Initialaufwand
  1. DESIGNPRINZIPIEN
  1. Model First, not Integration First
  2. Insights before Actions
  3. Event-driven statt Polling
  4. Agenten arbeiten auf abstrahierten Daten
  5. Schrittweise Öffnung der Plattform
  1. ROADMAP (12 MONATE)

Phase 1 (0–4 Monate)

  • Cloud Faktura fertigstellen
  • Canonical Model definieren
  • API entwickeln

Phase 2 (4–8 Monate)

  • Event System einführen
  • Accounting Agent bauen
  • Erste AI Features

Phase 3 (8–12 Monate)

  • COO Agent entwickeln
  • MCP Server aufsetzen
  • Erste interne Agent Tools
  1. RISIKEN & LÖSUNGEN

Risiko 1: Zu frühe Plattform-Öffnung
→ Lösung: Erst internes System stabilisieren

Risiko 2: Schlechte Datenqualität
→ Lösung: Strenges Datenmodell + Validierung

Risiko 3: Zu komplexe Agenten
→ Lösung: Start mit einem klaren Use Case (Cashflow)

  1. FAZIT

Empfohlene Strategie:

  1. Cloud Faktura = Datenbasis
  2. Canonical Model = Kerninnovation
  3. API + Events = Plattformfundament
  4. MCP = Agentenzugang

Langfristige Vision:
OfficeFreund wird das Betriebssystem für Business-Agenten.

ZUSATZSCHRITTE FÜR DIE AGENTIC-PLATTFORM (KURZVERSION)

  1. CANONICAL BUSINESS MODEL (TOP-PRIORITÄT)

Ziel: Einheitliches, ERP-unabhängiges Datenmodell als Grundlage für alle Agenten.

Start-Objekte:

  • Invoice (Rechnung)
  • Payment (Zahlung)
  • Customer (Kunde)
  • Cashflow (Liquidität)
  • BookingSuggestion (Buchungsvorschlag)

Wichtig:

  • Agenten greifen nur auf dieses Modell zu (nicht direkt auf ERP-Daten)
  • Alle ERP-Systeme werden über Connectoren auf dieses Modell gemappt
  • Dieses Modell ist die „Single Source of Truth“

Nutzen:

  • Echte ERP-Unabhängigkeit
  • Skalierbarkeit
  • Grundlage für Marketplace & externe Agenten
  1. AGENT #1 AUF DEM MODELL AUFBAUEN

Start mit einem klaren Use Case:

Business Health Agent:

  • Cashflow-Prognose
  • Analyse offener Rechnungen
  • Risiko-Warnungen

Wichtig:

  • Fokus auf Insights (nicht sofort Actions)
  • Klare, verständliche Ergebnisse für Geschäftsführer
  1. CONNECTOR-STRATEGIE

Phase 1:

  • Nur OfficeFreund Cloud anbinden

Phase 2:

  • 1–2 weitere ERPs (z.B. sevDesk)

Wichtig:

  • Jeder Connector mappt Daten auf das Canonical Model
  • Keine direkte Agent-ERP Kopplung
  1. API-FIRST + EVENTS
  • REST oder GraphQL API für Zugriff
  • Event-System (z.B. invoice.created, payment.received)

Warum:

  • Agenten reagieren besser auf Events
  • Grundlage für Automatisierung
  1. MCP ALS AGENT-GATEWAY (SPÄTER)
  • Tools (z.B. cashflow_forecast)
  • Resources (Reports, KPIs)
  • Prompts (Agent-Workflows)

Wichtig:

  • MCP ist Zugangsschicht für Agenten
  • NICHT Ersatz für API oder Datenmodell

FAZIT

  1. Datenmodell zuerst
  2. Dann Agent
  3. Dann Connectoren
  4. Dann Plattform

Das Canonical Model ist der zentrale Hebel für Skalierung und Differenzierung.

@fabianhenzler
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fabianhenzler commented Mar 18, 2026

@ajSpatz @Yejay @asilbek-0311 — V2.0 of the MVP Invoicing spec is live. Rewritten in English with detailed use cases and German terminology reference. Key changes from V1.0:

  • Scoped to Micro MVP — focused on outbound invoicing end-to-end, not the full 16-module V1.0
  • 17 detailed use cases with full flows (especially the Stornorechnung workflow and Bankabgleich)
  • German terminology reference table — maps every German term to English with context
  • No technical prescriptions — data model, repo structure, and architecture decisions are yours
  • Circleback meeting context included — decisions from the 2026-03-18 Weekly Product Review are incorporated

Please review and flag any domain questions. Asilbek + Yejay: this should serve as your starting point for the refinement sessions.

@fabianhenzler
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fabianhenzler commented Mar 19, 2026

⚠️ Dieses Dokument ist umgezogen!

Neuer Standort: OfficeFreundCloud/officefreundcloud — docs/ANFORDERUNGSDOKUMENT_FAKTURA_CLOUD_V1.md

Bitte ab sofort nur noch dort bearbeiten und reviewen.

cc @ajSpatz @Yejay @asilbek-0311

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