Il Getting Things Done (GTD) di David Allen è molto più di un sistema di produttività: è un approccio per liberare la mente e trasformare il caos quotidiano in un flusso di lavoro organizzato. Come dice Allen stesso:
La tua mente è fatta per avere idee, non per conservarle.
In questa guida, scoprirai come applicare i cinque pilastri del GTD usando l’app TickTick, con trucchi, curiosità e consigli pratici per renderlo ancora più efficace.
Prima di entrare nel dettaglio di ogni fase, ecco una panoramica dei cinque pilastri del metodo:
- Catturare → Raccogli tutto ciò che occupa la tua mente in un unico posto affidabile.
- Chiarire → Analizza ogni elemento e decidi cosa fare con esso.
- Organizzare → Smista le attività in liste ben definite per renderle più gestibili.
- Rivedere → Controlla regolarmente il sistema per mantenerlo aggiornato.
- Agire → Completa le attività in base a priorità, tempo ed energia disponibili.
Ora vediamo nel dettaglio ogni fase e come applicarla con TickTick.
Il primo passo del GTD è raccogliere ogni pensiero, attività o impegno che occupa spazio mentale. Secondo David Allen:
Tutto ciò che non è scritto da qualche parte continuerà a rimbalzarti in testa, creando stress.
L’obiettivo è creare un sistema affidabile per non dimenticare nulla.
✔️ Inbox di TickTick: Usa la funzione “Aggiungi attività rapida” (tasto +) per annotare tutto ciò che ti viene in mente, senza pensarci troppo.
✔️ Casella fisica: Prepara un vassoio o una busta per raccogliere ricevute, appunti o promemoria cartacei da elaborare dopo.
✔️ Registrazione vocale: Con TickTick Premium, usa l’input vocale per catturare idee mentre sei in movimento.
✔️ Sincronizzazione: Attiva la sincronizzazione tra dispositivi per avere tutto in un unico posto.
🔹 Imposta un widget sulla schermata del telefono per aggiungere attività senza aprire l’app.
🔹 Usa la funzione Smart Add: Scrivi “Comprare latte domani alle 18” e TickTick imposterà automaticamente data e ora.
📌 Allen consiglia di avere almeno 3-5 strumenti di cattura sempre a portata di mano (es. telefono, taccuino, PC).
📌 Studi mostrano che scrivere attività specifiche riduce l’ansia del 30% rispetto a tenerle solo in mente.
Pensiero: "Devo organizzare una cena con amici."
✅ Scrivi nell’inbox: Pensare alla cena con amici.
Dopo aver catturato tutto, devi processare ogni elemento. Allen sottolinea:
Se non sai qual è il prossimo passo, non farai nulla.
✔️ Domanda chiave: Questa cosa richiede un’azione?
❌ No → Archiviala in una lista “Riferimenti” o eliminala.
⏳ Non ora → Spostala in Forse un giorno (es. "Imparare a cucinare sushi").
✅ Sì → Definisci il prossimo passo specifico (es. "Prenotare il ristorante").
✔️ Regola dei 2 minuti: Se ci vuole meno di 2 minuti, fallo subito.
🔹 Usa le note delle attività per aggiungere dettagli o liste di controllo.
🔹 Attiva la funzione Pomodoro per completare rapidamente attività brevi.
Inbox: "Preparare presentazione lavoro."
✅ Chiarito: Creare slide introduttive (prossima azione).
Una volta chiarite le attività, organizza il tuo sistema in modo che tutto sia facilmente recuperabile.
Un sistema disorganizzato è come un cassetto pieno di roba: non troverai mai quello che cerchi.
✔️ Liste di progetti: Crea una lista separata per ogni progetto (es. "Ristrutturazione casa").
✔️ Tag e categorie: Assegna etichette per contesto (es. "Casa", "Ufficio").
✔️ Calendario: Assegna date solo a scadenze reali.
✔️ Priorità: Usa i livelli di priorità di TickTick per evidenziare le attività urgenti.
🔹 Crea Smart List personalizzate per filtrare attività rilevanti.
🔹 Usa emoji nei nomi delle liste per riconoscerle subito.
Attività: "Chiamare idraulico per perdita."
✅ Lista: Casa | Tag: Telefonate | Priorità: 🔴 Alta.
Senza revisioni regolari, anche il miglior sistema collassa. Allen consiglia:
La revisione settimanale è il superpotere segreto del GTD.
✔️ Revisione giornaliera: Controlla la vista Oggi in TickTick.
✔️ Revisione settimanale: Dedica 30 minuti a aggiornare liste e obiettivi.
🔹 Imposta un promemoria ricorrente per la revisione settimanale.
🔹 Usa la vista Kanban di TickTick per gestire progetti visivamente.
Durante la revisione, trovi in Forse un giorno: Imparare spagnolo.
✅ Decidi di trasformarlo in: Scaricare Duolingo (prossima azione).
Ora è il momento di completare le attività. Allen sottolinea:
Non puoi gestire il tempo, ma puoi gestire le tue azioni.
✔️ Filtra: Usa la lista Prossime azioni per sapere cosa fare ora.
✔️ Decidi in base a: Priorità, tempo disponibile, energia.
✔️ Focus: Evita il multitasking, porta a termine un’attività alla volta.
Con i cinque pilastri del GTD – Catturare, Chiarire, Organizzare, Rivedere, Agire – trasformerai il caos in controllo. TickTick è il compagno perfetto per applicare il metodo in modo fluido ed efficace.
📌 Sfida: Prova il GTD con TickTick per una settimana e nota la differenza!
📌 Risorse: Leggi Detto, fatto! di David Allen per approfondire il metodo.