A combinação da estrutura PALD (Propósito, Agenda, Limites, Decisão) com os critérios SMART (Específico - Specific, Mensurável - Measurable, Alcançável - Achievable, Relevante - Relevant, Com prazo determinado - Time-bound) cria uma estrutura robusta para o planejamento e a execução de reuniões que maximizam a clareza, a eficiência, a responsabilidade e os resultados123.
- Defina o objetivo específico da reunião. Certifique-se de que ele seja claro e esteja vinculado aos objetivos organizacionais mais amplos.
- Explique por que a reunião está sendo realizada e o resultado pretendido.
- Confirme se o objetivo é relevante e necessário para as prioridades atuais.
- Liste os tópicos e pontos de discussão em uma sequência lógica.
- Atribua a cada tópico um responsável claro e um resultado pretendido.
- Defina critérios mensuráveis para o sucesso de uma reunião (por exemplo, decisões tomadas, planos desenvolvidos).
- Garanta que os itens da pauta sejam realistas e possam ser abordados com os recursos disponíveis e dentro do tempo da reunião.
- Estabeleça prazos rígidos para a reunião e cada item da pauta.
- Defina diretrizes de participação e nomeie um cronometrista.
- Certifique-se de que as metas da reunião sejam atingíveis dentro dos limites.
- Defina prazos para quaisquer trabalhos prévios ou tarefas de acompanhamento necessárias.
- Registre cada decisão, incluindo:
- O que foi decidido (específico e mensurável).
- Quem é responsável pelas próximas etapas (responsabilidade atingível).
- Prazos para itens de ação (compromissos com prazo).
- Atribua itens de ação e esclareça os procedimentos de acompanhamento para garantir a responsabilização.
- Defina o Propósito: Elabore um objetivo claro, específico e relevante.
- Crie a Agenda: Defina pontos de discussão mensuráveis e acionáveis com os responsáveis.
- Estabeleça Limites: Defina um horário fixo de início/término, regras de participação e metas alcançáveis para os resultados.
- Conduza em Direção às Decisões: Registre as decisões, atribua responsáveis e combine acompanhamentos com prazos definidos.
| Elemento do Framework | Princípio SMART Orientador | Perguntas-Chave a Serem Feitas |
|---|---|---|
| Propósito | Específico, Relevante | Qual resultado específico é necessário? Por que esta reunião é crítica? |
| Agenda | Mensurável, Atingível | Quais entregas mensuráveis são esperadas? Os itens são realistas de serem abordados? |
| Limites | Atingível, Com Prazo | O prazo é realista? Quais restrições ou regras básicas se aplicam? |
| Decisão | Mensurável, Com Prazo | Quais decisões ou ações devem ser tomadas? Quem é o responsável e até quando? |
- Clareza: Cada reunião tem um objetivo tangível e resultados significativos.
- Responsabilidade: Funções, responsabilidades e prazos são explícitos.
- Foco: Os limites mantêm o grupo no caminho certo e evitam atrasos.
- Mensurabilidade: O progresso e o valor das reuniões podem ser monitorados ao longo do tempo.
- Relevância: As reuniões sempre se relacionam com objetivos estratégicos mais amplos123.
Essa abordagem integrada eleva a produtividade das reuniões, garantindo que todo o tempo investido produza resultados mensuráveis.
https://blog.pigeonholelive.com/how-to-make-meetings-more-effective
https://www.ninety.io/founders-framework/articles/smart-framework
https://en.wikipedia.org/wiki/SMART_criteria
https://zenodo.org/records/14649077
https://www.linkedin.com/pulse/palm-approach-conducting-vkonnect-.
https://www.atlassian.com/blog/productivity/how-to-write-smart-goals
https://hbr.org/2016/04/a-step-by-step-guide-to-structuring-better-meetings
https://www.hackingyouradhd.com/podcast/five-frameworks-to-build-powerful-goals
Objetivo Específico: [Declare o resultado preciso esperado, ex: Aprovar as iniciativas de marketing para o terceiro trimestre.]
Relevância: [Por que esta reunião é essencial? Ex: Alinhar a estratégia de lançamento para atingir as metas de crescimento.]
[00:00] Introdução & Propósito (2 min)
[00:02] Tópico 1: [Item de Pauta 1] (Responsável: [Nome], 10 min)
[00:12] Tópico 2: [Item de Pauta 2] (Responsável: [Nome], 10 min)
[00:22] Discussão / Perguntas (5 min)
[00:27] Resumo de Decisões & Próximos Passos (3 min)
[00:30] Encerramento
Resultados Esperados (Mensuráveis):
- [Liste os resultados desejados, ex: Selecionar fornecedor, delegar próximas ações]
Duração da Reunião: 30 minutos
Regras de Participação:
- Cumprir os tempos definidos
- Uma pessoa fala por vez
- Decisões requerem consenso explícito
Principais Decisões Tomadas:
- [Preencher durante a reunião]
Ações (Alcançáveis & com Prazo):
- [Responsável] deve [Ação] até [Data]
[Indique materiais para leitura prévia ou tarefas necessárias antes da reunião]
[Nomes/Cargos - Funcao na reuniao (motivo pelo qual a pessoa foi convidada)]
Por favor, venha preparado(a) e pronto(a) para contribuir nas decisões.
Objetivo Específico: Alinhar o status das entregas do Projeto Nova Plataforma, identificar riscos e definir próximos passos para a semana.
Relevância: Garantir que todas as áreas estejam informadas sobre o progresso, resolvam impedimentos rapidamente e mantenham o cronograma do projeto.
[00:00] Boas-vindas & Objetivo da Reunião (Responsável: Carla, 2 min)
[00:02] Andamento de Entregas (Responsáveis: Líderes das equipes (Joao, Marcela e Paulo), 15 min)
- Desenvolvimento: [Resumo]
- QA/Testes: [Resumo]
- Infraestrutura: [Resumo]
[00:17] Levantamento de Riscos e Impedimentos (5 min)
[00:22] Próximos Passos & Responsáveis (Responsável: Carla, 6 min)
[00:28] Espaço para Perguntas/Rapidez (Responsável: Carla, 2 min)
[00:30] Encerramento
Resultados Esperados (Mensuráveis):
- Status atualizado das entregas de cada equipe.
- Lista dos principais riscos/impedimentos atualizada.
- Ações específicas delegadas com responsáveis e prazos definidos.
Duração da Reunião: 30 minutos
Regras de Participação:
- Limitar cada status a 3 minutos por equipe
- Falar objetivamente
- Decisões e ações anotadas em ata
Principais Decisões Tomadas:
- QA irá priorizar os testes dos módulos 1 e 2 nesta semana
- Paulo irá negociar com TI a liberação do novo servidor até quarta-feira
Ações (Alcançáveis & com Prazo):
- João enviar relatório detalhado das pendências até 18/04
- Marcela atualizar o quadro de riscos até 19/04
- Carla agendar próxima reunião para 25/04
- Trazer atualização do status da sua equipe
- Informar antecipadamente eventuais impedimentos
- Atualizar os documentos compartilhados no Teams
- Carla (Gerente de Projeto) - Comandar a reuniao e tomar notas
- João (Desenvolvimento) - Reportar o status do time de desenvolvimento
- Marcela (QA/Testes) - Reportar o status do time de QA/Testes
- Paulo (Infraestrutura) - Reportar o status do time de Infraestrutura
- Carlos (Diretor) - Acompanhar os status
Por favor, venha preparado(a) e pronto(a) para contribuir nas decisões.
Objetivo Específico: Discutir e avançar nas etapas da implementação do novo processo de atendimento ao cliente, esclarecendo dúvidas, resolvendo impasses e definindo ações imediatas.
Relevância: Garantir que o grupo de trabalho mantenha alinhamento, cumpra os prazos estabelecidos e contribua para uma implantação eficiente e sem retrabalho.
[00:00] Boas-vindas & Objetivo da Reunião (Responsável: Ana, 3 min)
[00:03] Atualização das Ações Concluídas (Responsáveis: participantes, 10 min)
[00:13] Pontos de Dúvida & Discussão de Impasses (Responsável: Ana, 10 min)
[00:23] Planejamento das Próximas Etapas (Responsáveis: todos, 6 min)
[00:29] Resumo das Decisões & Prazos (Responsável: Ana, 1 min)
[00:30] Encerramento
Resultados Esperados (Mensuráveis):
- Lista das atividades concluídas desde a última reunião.
- Itens pendentes ou travados identificados e responsáveis atribuídos.
- Novo cronograma de ações acordado e registrado.
Duração da Reunião: 30 minutos
Regras de Participação:
- Intervenções objetivas e dentro do tempo estabelecido
- Todos devem contribuir com soluções ou esclarecimentos
- Acompanhamento por ata compartilhada
Principais Decisões Tomadas:
- Adotar treinamento virtual para nova equipe de atendimento
- Redefinir fluxo de validação de chamados até próxima reunião
Ações (Alcançáveis & com Prazo):
- Pedro revisar documento de fluxos até 24/07
- Juliana testar integração do sistema até 25/07
- Ana compartilhar ata da reunião até fim do dia
- Atualizar as tarefas sob sua responsabilidade no mural digital
- Trazer dúvidas ou obstáculos enfrentados desde a última reunião
- Ler previamente o documento de fluxos atualizado
- Ana (Coordenadora) - Liderar a reuniao
- Pedro (Processos) - Contribuir na discussao com a parte relacionada a processos
- Juliana (TI) - Status report das acoes e contribuir na discussao com relacao a TI
- Mariana (Treinamento) - Ouvinte
- Demais membros convidados conforme necessidade
Por favor, venha preparado(a) e pronto(a) para contribuir nas decisões.
Objetivo Específico: Tomar decisões estratégicas referentes às prioridades, recursos e ações para o segundo semestre, considerando cenário atual e metas da empresa.
Relevância: Assegurar alinhamento institucional e definição clara das ações que serão priorizadas, possibilitando o início imediato da execução do plano sem retrabalho.
[00:00] Abertura & Objetivo (Responsável: Eduardo, 3 min)
[00:03] Revisão Sintética dos Dados/Recomendações (Responsável: Clara, 7 min)
[00:10] Discussão de Alternativas & Impactos (Responsáveis: todos, 10 min)
[00:20] Consolidação das Opções e Argumentos (Responsável: Eduardo, 5 min)
[00:25] Votação e Tomada de Decisão (Responsáveis: Tiago e Eduardo, 3 min)
[00:28] Definição de Responsáveis e Prazos (Responsável: Eduardo, 1 min)
[00:29] Resumo Final e Próximos Passos (Responsável: Eduardo, 1 min)
[00:30] Encerramento
Resultados Esperados (Mensuráveis):
- Decisão estratégica claramente registrada com opção escolhida e justificativa objetiva.
- Responsáveis designados para execução e respectivos prazos definidos.
- Principais argumentos e descartes registrados em ata.
Duração da Reunião: 30 minutos
Regras de Participação:
- Foco objetivo nas questões a decidir
- Tempo rigorosamente controlado por tópico
- Todos podem expressar opinião; decisão final por consenso ou votação
- Todas decisões e ações anotadas imediatamente
Principais Decisões Tomadas:
- Foco será na automação dos processos internos no segundo semestre
- Recursos realocados do projeto B para o projeto A
Ações (Alcançáveis & com Prazo):
- Clara elaborar cronograma detalhado da automação até 28/07
- Tiago iniciar revisão dos contratos de fornecedores até 30/07
- Eduardo comunicar a decisão aos departamentos até 25/07
- Estudo prévio dos materiais enviados por e-mail (relatórios e comparativos)
- Análise de possíveis impactos das alternativas em cada área
- Preparar argumentos ou recomendações fundamentadas para defender propostas
Eduardo (Diretor) - Comandar a reuniao e tomar decisao Clara (Gestão de Projetos) - Apresentar as recomendacoes e opcoes Tiago (Financeiro) - Tomar decisao Marina (RH) - Ouvinte pois tera tarefas apos tomada de decisao Convidados de áreas específicas, se necessário
Por favor, venha preparado(a) para decidir e assumir responsabilidades para os próximos passos.
Objetivo Específico: Avaliar e deliberar sobre as opções apresentadas para a resolução de desafios no Projeto X, considerando prós, contras, viabilidade e impactos.
Relevância: Escolher a solução mais adequada de forma transparente, fundamentada e participativa, mitigando riscos e otimizando os recursos disponíveis.
[00:00] Abertura & Objetivo da Reunião (Responsável: Renata, 2 min)
[00:02] Apresentação das Opções (Responsáveis: autores das propostas (Felipe e Carlos) , 8 min)
[00:10] Debate dos Pontos Positivos e Riscos (Todos, 10 min)
[00:20] Priorização dos Critérios de Escolha (Responsável: Renata, 5 min)
[00:25] Deliberação das Opções (Todos, 4 min)
[00:29] Confirmação do Resultado e Próximos Passos (Responsável: Renata, 1 min)
[00:30] Encerramento
Resultados Esperados (Mensuráveis):
- Opção eleita formalmente registrada, com justificativa fundamentada.
- Lista de critérios de avaliação documentada.
- Responsabilidades e próximos passos definidos para a implementação da solução escolhida.
Duração da Reunião: 30 minutos
Regras de Participação:
- Discussões objetivas e imparciais
- Tempo rigoroso para cada etapa
- Todos têm direito a defesa ou questionamentos das opções
- Registro transparente das deliberações
Principais Deliberações:
- Opção selecionada: [escrever solução escolhida]
- Justificativa: [motivos da escolha]
Ações (Alcançáveis & com Prazo):
- Felipe criar plano de implementação da solução até 26/07
- Janaína comunicar resultado ao time até 23/07
- Renata monitorar execução e marcar revisão até 02/08
- Revisar previamente o material das opções distribuídas por e-mail
- Trazer argumentos objetivos para defender ou questionar cada alternativa
- Preparar sugestões para viabilizar a execução da opção escolhida
- Renata (Gestora de Projeto) - Comandar a reuniao e Tomar decisao
- Felipe (TI) - Expor sua proposta
- Carlos (TI) - Expor sua proposta
- Janaína (Processos) - Auxiliar na discussao
- Laura (Financeiro) - Auxiliar na tomada de decisao
Por favor, participe ativamente, contribuindo para uma decisão clara e baseada em critérios objetivos.